El servicio municipal de agua conserva gran cantidad de información histórica en soportes originales, como por ejemplo documentación de contratos (copias de DNI, de escrituras del inmueble o del contrato de alquiler, recibos, etc…) muchos de ellos aún en vigor. Esta información no se encuentra fácilmente accesible desde las oficinas de atención al público, sino que ha sido trasladada a un archivo definitivo situado en la ETAP Las Eras, donde se custodia. Por otra parte, muchos procesos internos aún se soportan en papel: autorizaciones de gasto, albaranes, facturas, etc… Por otro lado, hay procedimientos, manuales de operaciones y de equipos que no se encuentran disponibles para su consulta en remoto, dificultando las tareas de mantenimiento.
Para mejorar la atención al ciudadano es necesario facilitar el acceso a toda la documentación contractual en cualquier punto de atención, de manera fácil y rápida; y lo mismo puede decirse para mejorar los procesos internos de la entidad. Por ello, se propone esta actuación, consistente en la implantación de un sistema de gestión documental para contenidos empresariales, con capacidad para organizar la información, realizar búsquedas, regular el acceso por perfiles de usuario, emitir informes, garantizar la trazabilidad, comprobar firmas, etc. También permitirá el intercambio documental mediante correo electrónico y se integrará con programas ofimáticos habituales.
Por el tipo de información manejada, el tipo de gestor utilizado deberá residir en servidores propios, en configuración redundante y distribuida para mayor seguridad, interconectados con la red de comunicaciones de la entidad.
El alcance de la actuación incluye la selección, suministro, instalación, configuración y mantenimiento evolutivo del software necesario, así como los conectores necesarios con otras herramientas (p.e. de gestión de clientes, almacén, contabilidad o businesss intelligence…) que permitan la integración de los documentos en un único repositorio y la automatización de esos flujos de trabajo, con garantías de seguridad y trazabilidad. También incluye la creación de nuevos procedimientos de trabajo, así como su puesta en servicio con el suministro del hardware que sea necesario: servidores, escáneres, etc así como la digitalización de los propios documentos.
Junto con el resto de sistemas de información descritos, esta actuación incluirá la formación del personal de mantenimiento y los usuarios.
